Qu’est-ce qu’un ATS dans le milieu du recrutement ? Quel éditeur choisir ? Quel est l’intérêt d’opter pour un ATS pour vos recrutements ? Comment choisir la meilleure solution ? Quel coût représente l’acquisition d’un ATS ? Nous allons répondre à toutes ces questions pour vous aider à faire le meilleur choix.
1. Qu’est-ce qu’un ATS Recrutement ? La définition
Définition ATS: Un ATS est l’acronyme pour Applicant Tracking System (logiciel de recrutement). C’est un logiciel qui gère le processus de recrutement de A à Z. Il peut faire partie d’un logiciel plus complet permettant de gérer les RH dans leur intégralité (SIRH) ou il peut s’agir d’un logiciel uniquement dédié au recrutement.
Il existe deux types d’ATS :
– Le logiciel en Saas qui ne nécessite pas d’installation sur votre poste. Vous accédez à la base de données logicielles de façon distante, par internet, et de façon totalement sécurisée. C’est une solution de plus en plus répandue.
– Le logiciel classique nécessite quant à lui une installation sur votre ordinateur. Il n’est donc accessible que si le logiciel est installé et lancé sur votre poste. Du fait de sa non portabilité, cette solution est moins pratique mais reste tout de même utilisée.
2. Quelles sont les fonctionnalités d’un ATS ?
Opter pour un ATS pour gérer les recrutements permet un gain de temps considérable et une meilleure détection des talents. Pour être efficace, votre logiciel doit comporter les fonctionnalités de base suivantes :
- Outil collaboratif : L’ATS doit vous permettre de partager et d’échanger autour des candidatures et de travailler en collaboration sur les recrutements. Tous les échanges seront ainsi centralisés et tracés au sein du système.
- Multidiffusion des offres : Opter pour un logiciel proposant un multidiffuseur vous permettra d’envoyer vos offres d’emploi en quelques clics à travers des dizaines de jobboards.
Le logiciel Gestmax, couplé au multidiffuseur de Robopost vous permet notamment de diffuser vos offres les jobboards et réseaux sociaux que vous souhaitez de façon instantanée.
Cela représente un gain de temps considérable en vous évitant d’avoir à saisir toutes vos annonces sur l’ensemble des sites. - Gestion des candidatures : Vous recevez des centaines voire des milliers de CV par an ? Opter pour un logiciel de recrutement vous permettra de faciliter le tri de toutes les candidatures que vous recevez. La plupart des ATS recrutement propose un système de tri des CV et la gestion d’un vivier de candidature (CVthèque). Vous pourrez ainsi retrouver les talents au sein de votre vivier par un système de recherche avancée.
- Suivi, contrôle et analyse : Disposer d’un ATS vous permet de mieux suivre votre processus de recrutement et l’avancement des candidatures. Il est également intéressant d’avoir un module « statistiques » qui vous permet d’analyser les données sur vos candidats (source des candidatures, nombre de candidats par poste, profil des candidats etc…). Ces données précieuses vous permettront d’adapter votre stratégie de recrutement.
Le module Statistiques de Gestmax
3. Un ATS, pour quels types d’entreprises ?
Selon une étude de l’APEC datant de 2017, 27% des entreprises françaises sont équipées d’un logiciel de recrutement. Pour les entreprises de plus de 5000 salariés, ce sont 68% des entreprises qui utilisent un ATS. A partir d’un certain volume de recrutement et de candidatures reçues, posséder un ATS vous aidera fortement dans vos processus. Ainsi, que vous soyez une grande entreprise, une PME ou une collectivité territoriale, disposer d’un logiciel de recrutement vous facilitera grandement la tâche.
Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez choisir des solutions logicielles qui seront plutôt adaptées aux entreprises de petite et moyenne taille, ou des solutions axées grandes entreprises gérant des volumes de recrutement très importants. Les fonctionnalités seront plus ou moins développées selon la solution que vous choisirez et l’usage que vous ferez du logiciel.
L’éditeur Inasoft (Anciennement Kioskemploi) propose deux logiciels phares qui s’adaptent à la taille de votre organisation :
– SimplyJobs, le logiciel des PME. C’est la solution idéale pour ceux qui sont à la recherche d’un logiciel de recrutement économique, comportant les fonctionnalités de bases, facile à installer et à manipuler.
– Gestmax le logiciel des grandes entreprises et des collectivités. Cette version est plus développée et comporte de nombreux modules et options paramétrables selon les besoins des entreprises. Gestmax propose notamment un module Gestion des jurys pour répondre aux spécificités des processus de recrutement des collectivités et organismes publics.
4. Comment choisir l’ATS recrutement le plus adapté ?
Afin de choisir le logiciel de recrutement qui conviendra le mieux à votre organisation, vous devez vous poser les bonnes questions concernant les critères suivants :
1er critère : l’ergonomie du logiciel
L’expérience utilisateur du logiciel doit être optimale, simple d’utilisation et intuitive. L’ATS Recrutement étant un outil utilisé quotidien, la prise en main doit être facile pour tous. Les couleurs et le design ont également leur importance dans le confort d’utilisation du logiciel.
2ème critère : le nombre d’utilisateurs
Avant de choisir votre logiciel, vous devez définir avant tout le nombre d’utilisateurs et les usages que ceux-ci en auront. L’intérêt d’avoir un logiciel collaboratif, c’est qu’il permet aux recruteurs et aux personnes impliquées dans les recrutements, d’échanger autour des candidatures. La plupart des ATS recrutement, tels que Gestmax proposent plusieurs types de licences avec des droits spécifiques (administrateur, superviseur et managers).
3ème critère : le type de solution
Tout d’abord, vous allez devoir choisir entre une solution Saas ou un logiciel classique nécessitant une installation sur les postes. Si vous souhaitez pouvoir travailler à distance, une solution Saas sera plus adaptée.
Ensuite, vous devez choisir le degré de personnalisation du logiciel. Il existe des logiciels de recrutement comportant uniquement les fonctionnalités basiques telles que la gestion de la CVthèque, la diffusion des offres. D’autres logiciels sont beaucoup plus complets et développés. Ils sont personnalisables et s’adaptent aux besoins des entreprises et sont totalement évolutifs. C’est le cas du logiciel Gestmax qui propose un large panel de fonctionnalités.
4ème critère : l’assistance et le support client
Il est important de prendre en compte la qualité et disponibilité du support et de l’assistance. Nous vous conseillons vivement de vous assurer qu’un support technique est inclus dans votre abonnement. Cela vous permettra d’être accompagné sur la prise en main du logiciel. Le support client doit être facilement joignable en cas d’anomalie ou de problème technique.
5ème critère : le budget
Il existe différents gammes de prix pour les ATS recrutement : version gratuite (avec utilisation restreinte) ou abonnement par nombre de licences. La majorité des éditeurs proposent un pack avec un coût mensuel par utilisateur. D’autres proposent un tarif annuel ou un prix qui varie selon les fonctionnalités mises en place. Il est également important de prendre en compte les frais de mises en service, l’hébergement, l’accès aux mises à jour et montée de version…
Le mieux est de consulter plusieurs éditeurs et de comparer et analyser leur offre afin de choisir la plus adaptée à vos besoins. La plupart vous proposeront des démonstrations gratuites et élaboreront pour vous une offre personnalisée.
Pour conclure…
Ainsi, choisir son ATS parmi les multiples solutions qui s’offrent à vous n’est pas évident. De nombreux critères doivent être pris en compte pour choisir la solution la plus adéquate. Vous devez avant tout vous assurer que le logiciel inclut les fonctionnalités principales d’un ATS (multidiffusion des offres, gestion des candidatures, suivi et analyse…) Ensuite les critères suivants doivent être passés au crible avant de faire votre choix : ergonomie, budget, nombre d’utilisateurs, degré de personnalisation du logiciel…
N’hésitez pas à consulter notre partenaire, Kioskemploi qui pourra vous proposer une démonstration et une offre personnalisée de leurs logiciels de recrutement.
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