Comment intégrer un nouveau salarié ? Nos conseils pour une intégration réussie

Lorsqu’un nouveau salarié intègre la structure, sa période d’intégration est une phase clé. On estime qu’elle représente au moins 50% de l’efficacité d’une formalité de recrutement. Il est primordial de soigner l’accueil de chaque nouveau collaborateur, et nous vous donnons aujourd’hui nos meilleurs conseils pour y parvenir.

Comment accueillir un nouveau salarié ? 3 étapes clés pour une intégration réussie

L’intégration d’un nouveau salarié commence avant même qu’il ne soit présent dans la structure, et se poursuit au-delà. Pour qu’elle se passe dans les meilleures conditions possibles, elle doit respecter certaines étapes : la préparation, l’immersion et l’après de l’intégration. Chacune d’entre elles a un but précis.

Préparer son arrivée en amont

La première étape se déroule avant que l’employé occupe ses fonctions. Elle consiste à préparer en amont tous les éléments pour faciliter et améliorer son intégration. Cela peut passer par :

• La désignation d’un tuteur : les premiers pas du nouveau salarié dans l’entreprise sont souvent source de stress pour lui. En effet, il doit s’accommoder à de nouvelles habitudes, des nouveaux collègues, une organisation différente… Pour faire face à cela, il peut être intéressant de désigner une personne référente pour l’accompagner. Choisir un collègue lui permettra de poser plus facilement ses questions, d’avoir des réponses opérationnelles et d’être formé au plus vite. De plus, cela favorise la communication au sein de l’équipe. Si vous avez organisé un recrutement collaboratif à l’aide d’un logiciel de recrutement, son tuteur lui sera peut-être alors déjà familier, et lui permettra d’avoir un repère le jour de son arrivée.
• La préparation d’un “kit de bienvenue” : c’est une attention qui montre l’intérêt que vous portez au nouvel arrivant. Vous souhaitez qu’il réussisse dans les meilleures conditions possibles. Vous pouvez lui préparer les documents administratifs, du matériel professionnel, des goodies (tasses, stylos…), le badge de l’entreprise, etc. Vous pouvez aussi jouer la carte de l’originalité, en y ajoutant par exemple une liste avec les meilleures adresses pour déjeuner ou un plan avec les parking les plus proches si l’accessibilité est difficile.
• Installer son poste de travail : de façon à ce qu’il soit très vite opérationnel, n’hésitez pas à préparer le poste de travail de votre nouvel employé, en s’assurant qu’il ne manque de rien !

Organiser une période d’immersion

Pour introduire correctement un nouveau collaborateur à ses équipes, il est nécessaire de prévoir un temps d’immersion. Ce dernier se passe au moment de son arrivée dans l’entreprise, et il consiste notamment à lui présenter son nouvel espace de travail, l’introduire l’ensemble des équipes et de ses nouveaux collègues, et lui expliquer l’organisation et le fonctionnement du travail au sein de l’entreprise.

Si la structure contient différents services, il est important de les faire découvrir au nouveau collaborateur pour éviter qu’il ne se trouve déboussolé. Cela permet de lui donner une vision d’ensemble de l’entreprise, de l’aider à comprendre les objectifs de la structure et les enjeux dans chaque secteur, tout en favorisant le travail d’équipe et la cohésion.

Suivre l’intégration de l’employé sur plusieurs mois

L’intégration ne se résume pas uniquement aux premiers jours de la prise de poste. Au fil des mois, il sera important de recueillir le feedback du nouveau collaborateur.

En effet, cela est aussi utile pour lui que pour vous : vous lui montrez que vous portez un intérêt à son bien-être, vous l’encouragez à exprimer ses besoins, tout en recueillant des informations qui permettent d’améliorer la qualité du travail au sein de la structure. N’hésitez pas non plus, si son contrat est renouvelé, à fêter la fin de sa période d’essai : se sentir valorisé et encouragé poussera naturellement le salarié à une bonne productivité et une efficacité dans les tâches qui lui sont confiées.

Bon à savoir : si vous avez de nombreux recrutements à venir, il peut être intéressant d’utiliser un SIRH pour automatiser vos processus. Vous découvrirez dans cet article combien coûte la mise en place d’un SIRH.

Apprécier l’intégration d’un nouveau salarié : pourquoi est-ce important ?

L’intégration du nouveau salarié est une étape cruciale pour créer du lien, le fidéliser et pour permettre à l’entreprise de réduire certains coûts. Un recrutement infructueux peut coûter très cher.

Pour assurer une meilleure fidélisation

La période d’intégration est le temps le plus important pour l’employé. Ce moment a un rôle décisif dans ses perspectives d’avenir dans l’entreprise. Il est important d’apprécier son intégration pour optimiser ses méthodes de travail et comprendre ses besoins.

Pour réduire les coûts de l’entreprise

Intégrer correctement un nouveau collaborateur est un enjeu de taille pour l’entreprise : selon l’IBET, le coût du désengagement d’un salarié est de 13 340€/an, c’est donc une chose qui a tout intérêt à être évitée.

Quels outils utiliser pour apprécier l’intégration d’un nouveau salarié ?

Il existe des méthodes simples et efficaces d’apprécier l’intégration d’un nouvel employé. On peut avoir recours à un rapport d’étonnement et organiser des rencontres.

Remplir un rapport d’étonnement

Montrez de l’intérêt à votre employé en lui proposant de remplir un rapport d’étonnement (aussi appelé note d’observation critique). Ce dernier sert tout simplement à recueillir le retour du collaborateur sur son nouveau poste et apprécier ses capacités. Il est principalement destiné au manager, mais il peut aussi intéresser la direction et les RH (dans le cas d’une enquête qualité, par exemple). Proposer un rapport d’étonnement permet de bénéficier d’un point de vue neuf et de recueillir des informations permettant d’améliorer le fonctionnement de la structure.

Organiser des rencontres régulières

Afin d’accompagner le salarié et de répondre au mieux à ses besoins, des rencontres régulières entre le manager et lui doivent être mises en place. Toujours dans la démarche d’établir un feedback, ces entretiens vous permettront d’avoir un l’avis d’un regard neuf sur le fonctionnement de l’entreprise. Avec les différents points de vue collectés, vous pourrez faire évoluer les conditions de travail.

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